Consejos para ahorrar en la oficina

material de oficina

Los gastos en la oficina pueden llegar a salir muy caros si no se toman ciertas precauciones. Cuando gestionamos una oficina, somos conscientes de los múltiples costes que puede conllevar. Si nos ponemos a contar, nos damos cuenta que acumulamos gastos innecesarios. Sin embargo, siguiendo una serie de consejos, podemos reducir estos costes al máximo, preservando la profesionalidad y el lado práctico del lugar.

  1. Ahorrar energía

Es probable que uno de los mayores gastos en una oficina sea el coste de la electricidad. Pese a ello, es esencial ser consciente que podemos llegar a ahorrar mucho dinero siguiendo unos simples pasos. Para empezar, es importante aprovechar la luz del día si tu oficina cuenta con ventanas que proporcionan suficiente luz natural para trabajar en buenas condiciones. En este caso, no hará falta que encendamos la luz hasta que no se vaya el sol, ahorrando de esta manera mucha energía. Por otro lado, es recomendable apagar los ordenadores cuando no van a ser utilizados durante un largo periodo de tiempo, como puede ser durante las horas de descanso o la hora de comer. En el caso que sea necesario dejar los ordenadores encendidos, intenta apagar las pantallas ya que son la mayor fuente de gasto de electricidad. Lo mismo pasa con los otros aparatos eléctricos, como pueden ser las impresoras, las cafeteras o incluso los cargadores. Todo aparato que no vaya a ser utilizado debe ser desconectado, para no solo evitar gastar energía, sino para evitar posibles incidentes, ya que existe el riesgo de provocar un cortocircuito en cualquier momento. La única manera de evitar todo esto, será concienciar al conjunto de empleados para que juntos puedan colaborar y mejorar estos aspectos.

  1. Economizar en impresiones

Las impresoras suelen salir caras: ya sea por su precio en sí, por el gasto de energía y por el coste del papel y de la tinta. Para empezar, pese a que las impresoras láser suelen salir más caras, serán más interesantes que las impresoras de inyección de tinta a largo plazo, ya que los toners son más económicos por su mayor capacidad de impresión. En cuanto al papel, tenemos que procurar evitar al máximo los gastos inútiles, aprovechando las dos caras de la hoja o reutilizar las hojas impresas si aún les queda espacio para realizar anotaciones.

  1. Adquirir material de oficina al mejor precio

Hoy en día, Internet dispone de tiendas en línea que ofrecen productos de calidad al mejor precio. Así que no dudes en comprar el material de oficina a través de internet ya que además de ser realmente fácil y práctico, podrás ahorrar mucho dinero. Podrás efectuar las compras online sentado cómodamente en tu despacho y eligiendo tranquilamente los productos. Tras hacer el pedido, recibirás los productos al cabo de unos pocos días directamente a la dirección indicada. Es sencillo y práctico, además de económico.

  1. Utilizar correctamente el aire acondicionado

Es cierto que la climatización suele ser esencial en las oficinas para favorecer las condiciones de trabajo y el bienestar de los empleados. Sin embargo, será necesario controlar la temperatura del aire acondicionado si no queremos llevarnos un susto al recibir la factura de consumo de energía. Recuerda que la temperatura óptima es de 24ºC. No olvides seguir las instrucciones del fabricante para hacer un buen uso del aparato. También es importante que un técnico revise el aparato anualmente para verificar que funciona correctamente.

  1. Hacer un buen uso de la calefacción

De la misma manera que el aire acondicionado en frío, deberemos controlar la temperatura de la calefacción para no gastar energía de manera inútil. Preservando los 24ºC en la sala, deberemos adecuar el calefactor para que cumpla este requisito. Por otra parte, evitaremos ventilar la oficina abriendo las ventanas cuando esté puesta la calefacción, ya que es una manera de perder energía y una gasto suplementario. Será mejor ventilar la sala cuando la calefacción esté apagada. De hecho, la apagaremos cuando no haya nadie en la oficina y por lo tanto, no se requiere una temperatura cálida.

  1. Contratar un operador de telefonía económico

Actualmente existe una gran competencia entre operadores de telefonía, y nosotros debemos sacar partido de este hecho. Así que no dudes en comparar oferta e incluso negociar con distintos operadores para elegir aquél que te proponga las mejores tarifas y servicios. Una vez hayas contratado el servicio más interesante, tras un tiempo, puedes volver a negociar con los distintos operadores ya que sus precios son fluctuantes.

  1. Mantener la oficina limpia

Si puedes evitar contratar un servicio de limpieza, podrás ahorrar bastante dinero. De hecho, es posible que requieras de sus servicios, pero que puedas dispensarte de ellos de manera demasiado regular. Si todos los empleados toman consciencia de la importancia de mantener el lugar limpio, es probable que se requiera una limpieza profunda con menos regularidad. De esta manera, solo tendrás que contratar el servicio de limpieza de vez en cuando. Pero es importante que los empleados dispongan de cubos de basura (existen de muy estéticos, no te preocupes), para que eviten dejar hojas u otros materiales de oficina dispersos por sus mesas.

No debemos olvidar que la función principal de una oficina es favorecer las buenas condiciones de trabajo para que los empleados sean eficientes y puedan producir buenos resultados. Pero gracias a estos consejos, podrás ahorrar mucho dinero en facturas sin perturbar la comodidad y el bienestar de tus trabajadores. No dudes en ponerlos en práctica, ¡ya verás que rápido notas los cambios!